一、利用Word制作组织机构图

1. 在Word的菜单栏中点击“插入”，接着选择“SmartArt”，这将会弹出一个名为“选择SmartArt图形”的对话框。

2. 在这个对话框的左侧列表中，找到并选择“层次结构”选项。接着，在中间区域里挑选“表层次结构”，然后在右侧可以浏览到该图形的相关说明。确认无误后，点击“确定”按钮，此时屏幕上就会出现初步的组织机构图框架。

3. 用户可以根据需求调整布局。只需点击“设计”按钮，就能在基本栏中间区域看到“更改布局”的选项。如需进一步调整，可以在第三行继续添加图形。

4. 若想为组织机构图添加新的形状，先选中第一行的矩形图形，然后点击“设计”里的“添加形状”按钮。在下拉菜单中，选择“在下方添加形状”选项，新形状就会出现在预期的位置上。

二、详细步骤解析

1. 以Office Word文档为例，启动软件后打开相应的工具栏。在“插入”选项下找到并点击“关系图”子选项。

2. 随后将进入一个新的页面，从这里寻找并选择“组织结构图”样式。选定后即可在Word文档中看到对应的图例。

3. 如果有合适的选择，可以直接点击确定按钮来确认插入该组织结构图到文档页面中。接下来点击“文本”字样就可以对内容进行编辑和修改了。

三、具体操作步骤

以Windows 10系统下的Microsoft Office 16.0.15225.20288版本为例：

1. 在Word文档中按照层级顺序输入各个部门的组织名称。

2. 将光标移动到需要插入SmartArt图形的地方，依次点击【插入】、【插图】、【SmartArt】。

3. 在弹出的对话框中选择【层次结构】中的【组织结构图】，然后点击【确定】。

4. 调整各层级下属部门或小组的缩进量来体现层级关系。选中后使用【开始】菜单下的【段落】功能进行缩进。

5. 通过复制粘贴文本至【文本窗格】中生成组织架构图的具体形式。

6. 为组织架构图中的特定元素如【总经理助理】进行添加或编辑操作。

7. 最后为整个架构图更改颜色和样式，使其更加美观和专业。

四、使用Word 2007版制作组织结构图

1. 打开Word 2007文档后，在工具栏上找到并点击“插入”。

2. 在插入的子选项中，选择Amartart图形功能。

3. 弹出对话框后，选择第一个合适的组织结构图图片，然后点击确定按钮。

4. 此时Word文档中就出现了预设的组织结构图，用户可以点击文本位置输入相应的文字内容。

5. 输入文字后，可以根据需要调整文字大小和其他格式设置。

6. 通过同样的方法继续插入其他文本内容，逐步构建完整的部门组织结构图。

希望以上内容符合您的要求。